Главная / Статьи

Машиночитаемая доверенность и электронная подпись физлица: как сотрудники могут законно действовать от имени компании

 

С 2022 года система работы с электронной подписью в России претерпела серьезные изменения. В первую очередь это коснулось порядка выпуска и использования усиленных квалифицированных электронных подписей (УКЭП) и появления машиночитаемых доверенностей (МЧД) как обязательного инструмента для подтверждения полномочий представителей организаций.

Почему старый подход устарел

Ранее сотрудники компаний часто использовали электронные подписи, оформленные на юридическое лицо. Подпись выпускалась удостоверяющим центром на имя сотрудника, но в сертификате содержались реквизиты компании — ИНН, ОГРН и наименование организации. Это позволяло подписывать документы от имени компании без дополнительных подтверждений полномочий.

Однако с 2020 года стартовала реформа, исключающая возможность выдачи таких «корпоративных» подписей. С 1 сентября 2024 года сотрудники могут использовать только личную ЭП, оформленную на физическое лицо, и больше не существует «подписи сотрудника компании» в прежнем понимании. Это породило логичный вопрос: как документ, подписанный физлицом, будет подтверждать действия от имени организации?

МЧД — ответ на вызовы реформы

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронная доверенность в формате XML, созданная для юридически значимого подтверждения полномочий физического лица действовать от имени организации. Она подписывается квалифицированной электронной подписью руководителя (генерального директора или ИП) и прикладывается к каждому подписанному документу.

Сотрудник теперь подписывает документы своей личной ЭП, а в качестве подтверждения полномочий прикладывает машиночитаемую доверенность. Таким образом, юридическая значимость сохраняется, а риски, связанные с передачей ЭП другим лицам, устраняются.

Почему нельзя передавать ЭП руководителя сотрудникам

Несмотря на удобство, которое даёт передача электронной подписи генерального директора, сегодня такой подход категорически недопустим. Причины очевидны:

  1. Юридическая ответственность. Подпись руководителя на документе означает, что он лично ознакомился с его содержанием и подтверждает достоверность. Если такой подписью воспользуется сотрудник, то вся ответственность — и правовая, и финансовая — ложится на директора.
  2. Безопасность. При увольнении сотрудника нужно было забирать токен или отзывать сертификат. Иначе он мог бы использовать подпись после ухода из компании, подписывать документы, подавать заявления или сведения в налоговые органы от имени компании.
  3. Новые правила ФНС. С 2022 года квалифицированные подписи для руководителей могут выдаваться только в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных представителей. Это исключает массовый неконтролируемый выпуск «дублирующих» подписей от имени организаций.

Передача ЭП — это не только нарушение закона, но и высокий риск внутреннего инцидента, последствия которого могут быть крайне болезненными для бизнеса.

Как устроена работа по-новому: ЭП + МЧД

Теперь сотрудник получает свою ЭП как физическое лицо в аккредитованном удостоверяющем центре. Для выдачи электронных подписей внутри компании есть возможность подключиться к программе корпоративного удостоверяющего центра. Далее, чтобы он мог действовать от имени компании, формируется МЧД с необходимыми полномочиями и подписывается руководителем.

Если сотрудник увольняется, отзывается только МЧД, а его личная ЭП остается у него. Это упрощает управление и исключает риски.

Когда и кому МЧД не нужна

МЧД не требуется тем, кто действует от имени компании на основании закона — это, как правило, единоличный исполнительный орган (директор, ИП). Его ЭП всё так же содержит сведения о компании и не нуждается в дополнительных подтверждениях. Но если другой сотрудник должен подписать электронный документ — только через личную ЭП + МЧД.

Что указывать в МЧД: примеры полномочий

Полномочия в МЧД берутся из единого классификатора полномочий, например:

 DIT_MP0001 — Подписание договоров с контрагентами
 DIT_MP0003 — Подача и подписание документов на портале mos.ru
 DIT_MP0015 — Представление интересов компании на торгах и ЭТП

Можно настроить МЧД с одним или несколькими полномочиями. Классификатор еще дополняется, поэтому иногда определенные действия (например, участие в торгах по спецсценариям) невозможно отразить в МЧД — и тогда используется бумажная доверенность или МЧД создается при появлении нужного кода.

Вывод

Передача квалифицированной подписи генерального директора сотрудникам больше невозможна — это противоречит как закону, так и безопасности компании. Современная схема «ЭП физлица + машиночитаемая доверенность» обеспечивает безопасность, гибкость и юридическую прозрачность.

Это особенно важно в компаниях, где много сотрудников участвуют в электронном документообороте, работают с госорганами, банками, налоговой и другими системами. Настроив систему работы с МЧД и личными ЭП, бизнес получает защищенный и масштабируемый механизм управления цифровыми полномочиями.

Где оформить электронную подпись физического лица и МЧД сотруднику?
Вы может оформить их в аккредитованном удостоверяющем центре «Энергоцентр».

10/09/2025